SEZIONE: TECNOLOGIA E INNOVAZIONE
L'Esperto

Servizio per la “Conservazione a norma dei documenti informatici Enti Locali”

17 Dicembre 2018
 

di Maurizio Piazza, esperto ICT ReteComuni

 


In questa fine d’anno è utile richiamare l’attenzione su un’iniziativa regionale rivolta agli Enti Locali.

Da febbraio 2018 sul sito di Arca Lombardia (Sintel) è disponibile la convenzione per la Conservazione a norma dei documenti informatici degli Enti Locali lombardi.

Il tema, in questa fase di trasformazione digitale della P.A., è di grande attualità per l’organizzazione e la gestione dei sistemi e dei servizi informatici dei Comuni e un'ottima opportunità, anche sotto il profilo economico, per ottimizzare l’organizzazione, la gestione e la tenuta dell'archivio documentale informatico degli Enti Locali.


 

La convenzione

Questo è il link per accedere alla documentazione relativa alla convenzione e al servizio erogato: http://www.sintel.regione.lombardia.it/eprocdata/conventionDetail.xhtml?id=94443847

Sul sito sono scaricabili i documenti necessari per conoscere i servizi disponibili e attivabili, per l’adesione amministrativa e la gestione degli ordini, per l’avviamento e la gestione a regime del servizio di conservazione documentale a norma.

Entrando nel merito, la “Guida alla convenzione” sintetizza che:
 

  • l’iniziativa è rivolta agli Enti Locali aventi sede nel territorio della Regione Lombardia;
  • la durata della Convenzione è di 72 mesi (a partire dal 15/02/2018) e che all’interno del periodo di validità, sarà possibile emettere Contratti di Fornitura per importi complessivi pari al massimale contrattuale (sufficientemente capiente e adeguato per le esigenze dei comuni lombardi che vogliano aderire);
  • la durata di ogni singolo Contratto di Fornitura è pari a 48 mesi.

Sotto il profilo dei costi (prezzi e corrispettivi), viene precisato che:

  • i corrispettivi contrattuali dovuti saranno calcolati sulla base dei prezzi unitari offerti, IVA esclusa, in virtù dei quantitativi richiesti;
  • i corrispettivi contrattuali sono comprensivi, oltre che dell’erogazione del Servizio, anche di tutto quanto necessario per la corretta esecuzione dello stesso, e sono dovuti e si riferiscono alle forniture e ai servizi prestati a perfetta regola d’arte e nel pieno adempimento delle modalità e delle prescrizioni contrattuali.


 

Contenuti del servizio di conservazione in convenzione

Il servizio è proposto con un modello incrementale che prevede:
 

  • un servizio di conservazione base con tipologie documentali predefinite e preconfigurate;
  • personalizzazioni (opzionali) del servizio base con modifiche delle classi previste nel servizio base o gestione di nuove classi documentali non previste dal servizio base;
  • altri prodotti e servizi opzionali quali, per esempio, gateway locale di integrazione con il servizio di Conservazione, recupero di pacchetti di archiviazione attualmente residenti su altri sistemi e/o altri service provider, ecc..

 

Servizio di conservazione base

All’interno del servizio di conservazione base sono compresi e garantiti:
 

  • i servizi di conservazione per un numero illimitato di documenti;
  • un limite di occupazione di spazio disco fino a 1024 GB per ciascun Ente.

Naturalmente, qualora un Ente superasse la soglia di spazio compresa nel servizio base, potrà disporre di ulteriore spazio, per tagli di 100 GB, ai prezzi definiti nella convenzione.

Il servizio base include inoltre un servizio di firma automatica con certificato di firma digitale qualificata intestato al Responsabile di Conservazione dell’Ente Locale aderente.

 

Tipologie di documenti (classi documentali)

Nel capitolato tecnico è specificato che Il servizio di conservazione base prevede numerosi servizi disponibili fin dall’avvio. In particolare gestisce le seguenti tipologie documentali predefinite e preconfigurate:
 

  • fatture elettroniche attive e passive nel formato fatturaPA e relative notifiche del Sistema di interscambio;
  • registro giornaliero di protocollo;
  • posta elettronica certificata ricevuta ed inviata e relative notifiche;
  • mandati di pagamento e reversali di incasso;
  • documentazione di gara Sintel;
  • documenti interni (lettera di nomina in qualità di Responsabile di Conservazione, nomina per il trattamento dei dati personali, Manuale di Conservazione.

Per queste categorie documentali sono descritti e definiti metadati obbligatori e opzionali, controlli da effettuare, formati e firme, le modalità di conferimento, ecc.

 

Personalizzazioni (e incremento del servizio di base)

Naturalmente possono essere richieste personalizzazioni. Quella ammesse sono le seguenti:

  • la configurazione personalizzata di una o più classi documentali base (per esempio, metadati aggiuntivi, controlli ulteriori in sede di versamento, ecc);
  • classi documentali aggiuntive rispetto a quelle previste nel set di classi documentali base

Infatti, sempre nel capitolato e quindi parte integrante della convenzione, sono trattate le tipologie di documenti tipicamente gestiti dagli EE.LL. e che sono oggetto di conservazione, sia come servizio di base, sia come estensione del servizio. Queste le classi documentali descritte e previste:
 

  • Atti amministrativi;
  • Documentazione contabile e fiscale;
  • Documenti di tesoreria;
  • Registri;
  • Documentazione amministrazione del personale;
  • Contratti e convenzioni;
  • Atti di gara;
  • Corrispondenza;
  • Documentazione procedimentale;
  • Documenti demografici;
  • Documenti di polizia municipale;
  • Documentazione interna;
  • Aggregazioni documentali e fascicoli.
     

A seguito delle richieste di definizione di nuove classi documentali e/o di personalizzazione di quelle già esistenti, sarà incrementato, con aggiornamento trimestrale, il catalogo disponibile per il servizio di base, con evidente beneficio per tutti gli utenti.

 

Altri servizi opzionali

Sono servizi a disposizione dell’Ente Locale aderente, che deciderà se e come usufruirne qualora ne abbia necessità. Tali servizi sono stati definiti e sono sostanzialmente di tre tipologie:
 

  1. Tecnologici e infrastrutturali, per l’implementazione del sistema informatico locale:
  • Installazione e configurazione di un gateway software di integrazione (rappresenta una estensione aggiuntiva, ma non obbligatoria, al software dell’Ente Locale il cui scopo è consentire e facilitare l’esecuzione di una serie di attività inerenti il processo di conservazione);
  1. Gestionali e operativi, per le necessità legate ai processi di conservazione ed alla tenuta dell’archivio documentale;
  • Recupero di documenti di periodi pregressi (rispetto alla data di adesione al servizio);
  • Recupero di documenti già in conservazione su altri sistemi / servizi (invio in conservazione di pacchetti di archiviazione già archiviati dall’Ente Locale su altri sistemi e/o servizi di altri fornitori);
  • Attivazione del servizio di firma per ulteriori delegati interni (abilita il servizio di firma automatica a utenti indicati dall’Ente quali delegati alle operazioni di conservazione);
  • Versamento in conservazione secondo modalità non standard (servizio opzionale per il versamento attraverso canali diversi da quelli standard, per esempio su CD e DVD).
  • Produzione e recapito di pacchetti di distribuzione (servizio opzionale che consente di richiedere la produzione di pacchetti di distribuzione su supporti fisici, quali CD e DVD).
  1. Organizzativi e tecnici, di supporto ed assistenza all’Ente:
  • Servizi di consulenza organizzativa e di processo;
  • Servizi di consulenza informatica.
     

A commento, vanno sottolineate le differenti utilità di questi servizi opzionali.
 

Il gateway software è pensato per “disaccoppiare” i sistemi interni dell’Ente dal sistema del fornitore del servizio, nelle fasi di predisposizione dei dati e dei documenti e nel processo di comunicazione e trasferimento per il conferimento degli stessi a servizio di conservazione. Risulta utile, anche se va ribadito che non è indispensabile, per esempio nei casi di documenti dell’Ente gestiti su più sistemi informatici (segreteria, edilizia, ragioneria, ecc.) che dovrebbero tutti interagire con il servizio di conservazione (quindi semplificando e unificando l’interfacciamento con sistema estero), ma anche nel caso, da valutare con il fornitore, di scarsa funzionalità della connettività di rete o della disponibilità di banda (consentendo per esempio invii programmati e scaglionati  e liberando l’operatività del personale e del sistema informatico dell’Ente).
 

I servizi gestionali, sono invece pensati per dare all’Ente la possibilità di gestire al meglio il proprio archivio documentale: per esempio, nei casi che in passato si siano utilizzati più fornitori per la conservazione dei documenti gestiti dai diversi applicativi (registro di protocollo, fatture, mandati informatici, delibere e determine, contratti, ecc.) e si voglia unificare l’archivio comunale; oppure qualora si voglia mandare in conservazione annualità pregresse o ancora, nella fase di recupero dei dati dal sistema di conservazione (pacchetti di distribuzione), che gli stessi siano forniti su supporti fisici per specifiche necessità dell’Ente.
 

A corredo, i servizi organizzativi e tecnici di supporto e consulenza consentono di integrare le competenze dell’Ente e supplire nei casi mancanza di risorse interne.


 

Uno sguardo ai costi (ma soprattutto ai benefici)

I costi aggiudicati sono sicuramente favorevoli anche nel confronto con quelli normalmente praticati dal mercato per la P.A. I motivi sono diversi e facilmente intuibili (uno su tutti l’acquisto condiviso del servizio per uno stock “importante” a disposizione degli Enti Locali lombardi), ma come sempre il prezzo non è mai l’unico fattore da valutare, anche se spesso risulta determinante in momenti di non facile gestione dei bilanci pubblici.

Fra la documentazione disponibile allegata alla convenzione c’è un pratico foglio Excel con specificati tutti i costi per i differenti servizi con le relative quantità acquistabili. Un utile strumento nella fase di gestione degli ordini e della rendicontazione, ma che aiuta anche ad avere una visione d’insieme delle differenti voci che concorrono al costo di un servizio, complesso e articolato, come quello della conservazione documentale.
 

Importante però, oltre ai costi, è mettere in evidenza i benefici dell’iniziativa regionale che sono molti, ma che per brevità riassumiamo in due a mio avviso particolarmente rilevanti.
 

Il primo è il lavoro di definizione del capitolato che ha comportato innanzitutto un’analisi delle esigenze degli Enti Locali, anche con il supporto della Community ReteComuni di Anci Lombardia, e che ha poi preso corpo in un documento tecnico, sviluppato da Lombardia Informatica, di assoluta rilevanza. Un capitolato tecnico che determinerà un punto di riferimento per il territorio lombardo sulla qualità e le funzionalità dei servizi di conservazione, ma più in generale sui servizi informatici, proposti dal mercato (che continua a svolgere il suo ruolo di indispensabile supporto agli EE.LL.).
 

Il secondo tema, sempre a mio avviso, riguarda gli attori considerati dalla convenzione. I servizi di conservazione erogati alla P.A. sono da considerarsi a norma per definizione, nel senso che i conservatori sono accreditati da AgID e rispondono a determinati requisiti tecnico e organizzativi definiti dalle norme e dalle regole tecniche in materia. Il conservatore, tuttavia, è solo uno degli attori del processo di conservazione che, non dimentichiamolo, è da pensarsi a lungo termine, con tutte le necessarie precauzioni per la sostenibilità e la tenuta nel tempo del sistema. L’altro attore fondamentale è l’Ente Locale, o meglio l’insieme degli Enti inteso come il sistema della pubblica amministrazione locale, con tutte le sue articolazioni, sfaccettature e problematicità. Il pregio di questa convenzione è di fare chiarezza su come deve organizzarsi e operare la P.A., anche nelle sue declinazioni localmente più piccole o che dispongono di limitate risorse tecniche. Un modo per uscire dalle prassi a volte determinate da mancanza di competenze interne o dagli aspetti “informatici” che prevalgono, non sempre a ragione, su quelli organizzativi e amministrativi.
 

Si può quindi tranquillamente affermare che questa gara determina di fatto uno standard di riferimento per gli Enti lombardi in un mercato che comincia a stabilizzarsi dopo una fase un po’ caotica fra costi, servizi e prassi operative non sempre fra loro comparabili.


 

In conclusione

In conclusione riassumiamo quelli che sono i passi organizzativi, operativi e gestionali previsti dalle norme vigenti per la conservazione documentale informatica della P.A.

In generale, tali passi, valgono indipendentemente dal fornitore scelto, quindi anche al di fuori della convenzione e del servizio qui trattato.
 

Passi organizzativi

  1. Responsabile della Conservazione e dei suoi delegati
  • Individuazione da parte dell’Ente Locale aderente della risorsa interna incaricata del ruolo di Responsabile della Conservazione;
  • Assegnazione da parte del Responsabile della Conservazione della delega allo svolgimento delle proprie attività e all’esecuzione del processo di conservazione al fornitore del servizio.
  1. Trattamento dei Dati Personali
  • Nomina del fornitore del servizio, da parte dell’Ente Locale, quale soggetto responsabile al trattamento dei dati personali previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs 196/2003 e s.m.i.).
  1. Manuale di Conservazione
  • Il “Manuale di gestione del protocollo informatico” dell’Ente va integrato con i dati relativi alla conservazione dei documenti informatici. Tale integrazione può avvenire o riportando le informazioni presenti nel Manuale di Conservazione del fornitore del servizio (oppure effettuando un rimando esterno direttamente al Manuale stesso disponibile online).
  1. Predisposizione dei flussi di versamento

La predisposizione dei flussi di versamento cambia in base alla metodologia di versamento scelta dall’Ente Locale aderente.

  • Versamento attraverso Web Services;
  • Versamento attraverso canale FTP;
  • Versamento attraverso upload da portale web.
     

Fase operativa

  1. Attivazione del Servizio di Conservazione

L’attivazione del servizio viene comunicata all’Ente attraverso un messaggio PEC inviato agli indirizzi inseriti nella scheda cliente. Tale messaggio conterrà le informazioni necessarie per accedere al servizio.

  1. Versamento dei documenti in conservazione

Al ricevimento del messaggio l’Ente potrà iniziare a versare i documenti nelle modalità previste.
 

Fase Gestionale

  1. Pacchetti di Distribuzione

La richiesta dei Pacchetti di Distribuzione potrà avvenire attraverso il portale web del fornitore del servizio il soggetto produttore può ricercare e scaricare il documento e le relative evidenze di conservazione (RdV e PdD) o in alternativa facendone formale richiesta via posta elettronica.

  1. Scarto

Il Responsabile della Conservazione dell’Ente Locale, in base a quanto definito sul massimario di Scarto, inoltra via posta elettronica formale richiesta a procedere con lo Scarto di uno o più documenti.

  1. Assistenza e Supporto
  • sistema di trouble ticketing: per segnalazioni e richieste di assistenza via posta elettronica;
  • assistenza telefonica: numero verde.
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