Le forniture di sistemi informatici (ICT), sono per voi un tema di stretta attualità? Anzi, formuliamola meglio: tra le tante forniture di beni e servizi per i Comuni, non è forse quella dei sistemi informativi, tra le più ostiche? Se la vostra risposta è no… allora non perdete tempo, cambiate pagina, perché questo articolo si occupa di questo. E, in particolare, si occupa del fatidico momento in cui si decide di “fare qualcosa, finalmente” o semplicemente del momento in cui questo “qualcosa da fare” diventa così urgente che non si può più rimandare e ci si trova davanti alla necessità dell’espletamento di una “gara” con tutto quello che ciò comporta: analisi dello stato di fatto, progetto, scelta del tipo di gara, capitolato, bando, valutazione delle offerte, affidamento, stipula del contratto, esecuzione lavori, collaudo … più tutto quello che viene dopo, naturalmente. Lascio a voi la scelta sul come o il perché arriva questo momento: la scadenza di un contratto in essere, la necessità di riorganizzare il sistema informatico, l’adeguamento normativo o la necessità di attivare nuovi servizi, l’aggiornamento tecnologico, le mutate strategie politiche o nuove esigenze gestionali, la mancanza di personale o i problemi di budget … ognuno, nella sua esperienza e nel suo ruolo, ha vissuto, vive o vivrà questo momento e le complessità ad esso associate (carenza di personale qualificato, ricadute sul personale, sul bilancio, sugli aspetti amministrativi nonché gestionali). Tutte cose che voi conoscete bene e con cui vi misurate costantemente. Richiamarle è giusto un po’ per focalizzarle, un po’ per condividerle. Sicuramente per manifestare una consapevolezza della realtà: una base comune da cui partire, per provare a cambiare ottica.
L’incontro fra domanda e offerta
Cambiare ottica significa, in questo caso, vedere opportunità dove normalmente si respira solo criticità. Quindi proviamo a vedere il momento della predisposizione di una gara per la fornitura di strumenti informatici o ancora meglio per la costituzione del nostro “sistema informativo”, come il momento in cui si “incontrano la domanda e l’offerta”. Per avere risposte che soddisfino le mie esigenze, devo saper porre la domanda nel migliore dei modi. Lavorare bene sul progetto è il primo passo per chiarire quello che devo chiedere. Il “progetto” è, innanzi tutto, chiarirsi bene sul dove si vuol arrivare, quali sono i nostri obiettivi e i risultati attesi ed esprimere il tutto in maniera chiara. Questo serve, oltre a determinare la nostra strategia, ad avere gli strumenti per misurare se quello che ci sarà fornito realizzerà quanto richiesto. Dall’altra parte consentirà alle aziende di risponderci nel merito del “cosa fare”, prima ancora che su come farlo. Il “come” sarà la parte della risposta che differenzierà i nostri interlocutori e su cui noi misureremo le offerte. Sarà questo il campo di confronto per arrivare all’” economicamente vantaggioso”, senza mettere in discussione ciò che va fatto. Anzi, chiediamo e diamo la possibilità ai nostri interlocutori di essere attivi, di manifestarsi nel tempo e non solo di essere bravi al momento dell’acquisto. È nel tempo che si misurerà la validità delle scelte attuali, la capacità di tenuta e di evoluzione del sistema e della sua effettiva e vantaggiosa “economicità”. Per ottenere però una risposta commisurata alle nostre esigenze è importante determinare, oltre a cosa ci serve, i livelli di servizio che vogliamo ottenere, sia dal punto di vista quantitativo e prestazionale, sia qualitativo (sicurezza compresa). Quantità e prestazioni, sono fattori variabili e scalabili nel tempo, in relazione al budget per esempio. La qualità no, dovrà essere un’unità di misura irrinunciabile e verificabile. Tutti questi elementi saranno quindi parte della nostra “domanda” che, in pratica, si manifesterà con un capitolato e un bando di gara. Manca una cosa naturalmente … i soldi. Vorrei porre un quesito. Preferireste spendere 30.000 euro il primo anno e mettere a bilancio 5.000 euro per i 4 anni successivi (totale 50.000 euro) oppure spendere 12.000 euro l’anno per cinque anni (totale 60.000 euro)? Diciamo subito che una risposta non è, in assoluto, meglio dell’altra, ci sono molte variabili da considerare. Ma con l’esperienza maturata, su una cosa potremmo concordare tutti: la seconda si presenta con garanzie di stabilità maggiore rispetto alla prima. Inoltre realizza meglio quest’idea dell’incontro. Mi spiego. La realizzazione di un sistema informativo, non è il semplice dotarsi di strumenti informatici, ma la programmazione di un’attività complessa che si realizza nel tempo. Anche le aziende programmano e pianificano nel tempo le loro attività, e contratti che danno la possibilità di operare con certezza su un tempo certo, consentono meglio questa pianificazione e la sua realizzazione. Da parte del Comune si ha la certezza che il percorso di crescita si attui nel tempo stabilito potendone verificare contestualmente la realizzazione e l’evoluzione. Inoltre otteniamo una certezza nella programmazione del bilancio, ma per fare questo dobbiamo prevedere clausole chiare e, passatemi il termine, “all inclusive”. Una versione più estesa e applicabile con maggior vantaggio per molte amministrazioni dovrebbe essere “tutto quello che serve per … nei prossimi … anni” (l’esempio dei 60.000). Occorre spostare il baricentro sul terreno della collaborazione attiva fra le parti che insieme concorrono alla realizzazione del progetto, uscendo un po’ da quel clima di “controparte” che spesso si respira. Non dimentichiamo che il “vantaggio”, perché sia produttivo, deve essere percepito da entrambe le parti. E per vantaggio non si intende solo l’aspetto economico. La realizzazione di un progetto che funzioni, sia soddisfacente e produttivo, che generi consenso dentro e fuori l’amministrazione, deve essere di interesse per entrambe le parti. Se un’azienda non condivide questo interesse, forse non è l’interlocutore giusto per noi. Da parte nostra dobbiamo metter sul piatto risorse che vanno oltre l’aspetto economico. Mi riferisco alla nostra capacità di cambiare. Devo rendermi conto che la capacità di riorganizzarmi, poco o tanto che sia, è una risorsa importante, fondamentale. Il caso contrario, ossia la prevalenza della prassi sulla norma, dei settorialismi sull’interesse generale, alimenta solo criticità, insormontabili anche per la miglior fornitura.
Per una conclusione pratica
Questo articolo prende le mosse da due fatti pratici: il primo è il ruolo che Ancitel Lombardia sta svolgendo da alcuni anni, attraverso l’offerta di propri servizi o in risposta a specifiche richieste, a supporto dei comuni. Il secondo è che nel 2005/2006, è stato realizzato un lavoro particolarmente significativo con due Comuni rispetto al percorso descritto e, a distanza di due anni, ci pareva giusto verificare sul campo l’esito pratico. Facciamo riferimento all’esperienza dei Comuni di Cantù e di Scanzorosciate, diversi fra loro per dimensioni e per esigenze, che avevano richiesto il supporto di Ancitel Lombardia per definire e portare a compimento la gara per la realizzazione e la gestione dei loro sistemi informativi. Entrambi sono a metà del cammino, i due contratti hanno una estensione temporale di cinque anni, ma è passato tempo sufficiente per cominciare a verificare se i “buoni propositi” messi sulla carta portano o meno i frutti sperati. Quindi la parola passi agli amministratori e ai dirigenti dei due Comuni; da parte nostra possiamo affermare che il percorso non solo è possibile e praticabile in molte realtà, ma addirittura auspicabile.