di Maurizio Piazza (esperto ICT ReteComuni)

L’emergenza coronavirus ha fatto diventare necessità impellenti “cose” che nei tempi di normale attività non sempre sono state in cima alla lista delle cose da fare. E anche quando lo erano, non sono state realizzate o magari lo sono state ma solo parzialmente, timidamente.

Oggi è importante non perdere l’occasione di “imparare dall’emergenza”.

Emergenza e continuità

Partiamo dal fatto che, in questo periodo di emergenza - caratterizzato dalla necessità di ridurre gli spostamenti e i contatti fisici - la maggior parte dei Comuni si è trovata di fronte almeno a due esigenze “informatiche”:

1. utilizzare sistemi di videoconferenza, per rendere possibili riunioni, attività collegiali e momenti di lavoro di condiviso;

2. utilizzare sistemi ICT per lo smart working (lavoro agile, telelavoro, lavoro remoto, …), ove tecnicamente possibile, per tutte le attività che non richiedono necessariamente o espressamente una presenza fisica.

   
    

Queste due esigenze si inquadrano in almeno tre necessità fondamentali:

1. gestire l’emergenza in maniera coordinata e collaborativa - e le comunicazioni sono strumento essenziale - potendo contare sulla disponibilità di dati e informazioni, qui è rilevante la disponibilità e della circolarità dei dati in formato “digitale”;

2. garantire la capacità di governo, a tutti i livelli e secondo le competenze e responsabilità di ciascuno;

3. gestire la continuità amministrativa, almeno quella essenziale, garantendo per quanto possibile l’operatività degli uffici e l’accesso ai servizi secondo le modalità previste dalle norme per la gestione dell’emergenza, anche attraverso gli strumenti e i sistemi ICT.
    

Garantire il funzionamento delle istituzioni e la capacità di governo… in videoconferenza!
 

Gli strumenti e i sistemi di videoconferenza in questo momento sono indispensabili per consentire le attività di coordinamento legate alla gestione dell’emergenza. In questi giorni sono largamente utilizzate nelle consultazioni per definire strategie, interventi e azioni, per prendere decisioni condivise e collegiali, ove serva.
 

In attesa di ulteriori precisazioni tecniche, normative e regolamentari, si può pragmaticamente dire che sul mercato ci sono diverse soluzioni in grado di assolvere alle funzioni richieste dalla normativa e con standard di sicurezza adeguati.
 

Ciascuna amministrazione potrà soluzioni attualmente non in suo possesso oppure semplicemente ricorrere a soluzioni già disponibili nei pacchetti di office automation o nelle suite di comunicazione e posta elettronica già in uso che possono risultare utili, almeno in questa fase, e soddisfare le esigenze di base dell’Ente. In ogni caso la scelta dovrà soddisfare criteri di coerenza con le proprie necessità in termini di dimensione e operatività.
 

Da ponderare, in relazione alla tipologia di applicazione per cui si intende utilizzare lo strumento di videoconferenza, le capacità e le funzionalità atte a garantire anche attraverso gli strumenti digitali l’esercizio dei diritti politici, di trasparenza e partecipazione democratica (es.: seduta del Consiglio comunale in streaming) oltre che gli irrinunciabili livelli di sicurezza e riservatezza (es.: seduta di Giunta).
 

A tale scopo si riportano alcune caratteristiche da considerare nella scelta dello strumento:

• numero di possibili partecipanti;

• numero di possibili spettatori (in streaming);

• possibilità di registrare la sessione;

• possibilità di fare più videoconferenze in contemporanea (soprattutto per i Comuni più grandi);

• eventuali restrizioni o limitazioni (es.: durata delle sessioni, capacità di registrazione, ecc.).

Inoltre sono da valutare, per garantire l’efficacia del servizio e la facilità di partecipazione e d’uso dei sistemi:

• interfaccia in lingua italiana;

• performance del sistema (in termini di stabilità e qualità della connessione);

• compatibilità con i dispositivi di mercato, anche mobili (computer, smartphone, tablet, ecc.) e con differenti sistemi operativi (Windows, IoS, Linux, Android, ecc..);

• possibilità di collegarsi anche tramite chiamata telefonica (particolarmente utile nelle situazioni in cui la connessione dati non è ottimale).

  
   

Va sottolineato che gli strumenti tecnologici da soli non bastano. Sarà necessario un adeguamento delle procedure fin qui adottate per le sessioni in presenza al nuovo contesto telematico per lo svolgimento delle sedute di Giunta o di Consiglio.

In questi casi è abilitante l’aver digitalizzato i processi di formazione ed emanazione degli atti amministrativi con strumenti informatici e telematici.

Il lavoro agile

In questi giorni si parla molto di smart working, il lavoro agile. Il lavoro svolto dal dipendente senza doversi per forza recare in ufficio con l’ausilio di strumenti informatici e telematici.

Per realizzare quanto richiesto ci sono molte soluzioni disponibili e la loro adozione dipende da molti fattori sia informatici e tecnologici, sia di competenze e di risorse disponibili. Dipende anche da fattori locali, della propria organizzazione e dotazione informatica (come sono strutturate ed erogate le applicazioni da utilizzare e come è realizzato il proprio data center, com’è l’infrastruttura di rete o la connettività, ecc.).

Prima soluzione: il proprio PC sulla scrivania utilizzabile da remoto

L’esperienza raccolta in questi giorni ci mostra che la maggior parte dei Comuni ha adottato soluzioni che richiedono l’accesso dall’esterno al proprio computer in ufficio. Un accesso che deve essere sicuro e controllato. Diverse le soluzioni per realizzarlo, ma tutte hanno in comune il fatto che i computer, le postazioni di lavoro, devono essere “accese” per poter prendere possesso da remoto del proprio posto di lavoro in ufficio, della propria scrivania diventata “virtuale”.
 

Altre soluzioni disponibili

Altre realtà, diversamente organizzate e che avevano invece precedentemente “virtualizzato” le postazioni di lavoro anche in ufficio, hanno potuto passare più facilmente e velocemente al lavoro remoto. Le necessità di accesso esterno sono simili a quanto descritto in presenza, ma non è necessario tenere accese le postazioni di lavoro in ufficio, con tutto ciò che comporta in termini di gestione operativa e di consumo energetico.

Ancora più rispondente alle esigenze è la soluzione cloud. Quegli Enti che già avevano migrato i propri sistemi applicativi in cloud si sono trovate già pronte ad utilizzare le stesse da remoto.

 

Non solo tecnologia
 

Detto così sembra una questione di soluzione tecnologica adottata dai diversi Enti. In realtà la questione è un po’ più complessa e prende in considerazione l’intero livello di organizzazione informatica dell’Ente.
 

Per esempio, la copertura delle funzioni amministrative e gestionali supportate da soluzioni applicative, l’informatizzazione dei procedimenti amministrativi e lo sviluppo di servizi digitali (a cominciare dalla presentazione telematica delle istanze per passare dalla partecipazione al procedimento, fino al tema dei pagamenti elettronici, leggi pagoPA).

Fra le competenze attribuite all’Ufficio per la Transizione Digitale ed al suo Responsabile, si richiama fra le altre “analisi periodica della coerenza tra l'organizzazione dell'amministrazione e l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione …” e questo, superata l’emergenza, dovrà essere oggetto di attenta riflessione e di un cambio di strategia e di priorità, per molte amministrazioni.

 

In allegato il testo completo degli articoli citati: Artt 73 e 87 - DL 17 marzo 2020.