SEZIONE: ISTITUZIONI, ASSOCIAZIONISMO E RIFORME - TECNOLOGIA E INNOVAZIONE
L'Esperto

Conservazione documenti informatici: un servizio per i Comuni

3 Maggio 2016
 

di Maurizio Piazza (esperto ANCI Lombardia)
 

Regione Lombardia, in attuazione dell'Agenda Digitale Lombarda 2014-2018, ha programmato, con la Centrale Acquisti regionale ARCA, una gara per l’affidamento del “Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici da destinare agli Enti Locali lombardi”. Il 14 aprile 2016 è stato pubblicato il bando di gara che si svolgerà telematicamente tramite la piattaforma regionale Sintel.
Obiettivo della procedura, come si legge nei documenti di gara, è l’acquisizione di un “servizio di conservazione a lungo termine conforme alla normativa dei documenti informatici, operativo su scala regionale, da destinare agli Enti Locali Lombardi per la conservazione dei propri documenti informatici”.

Rispondere a un fabbisogno condiviso da tutte le amministrazioni locali

Il primo punto su cui focalizzare l’attenzione è riconoscere che tutte le amministrazioni locali hanno le stesse necessità, naturalmente su scala diversa in relazione alla dimensione e alla complessità organizzativa. Inoltre, condividono gli stessi obiettivi di sistema, devono rispondenza alle medesime norme che, come nel caso presente, richiedono di dotarsi di adeguati strumenti o servizi “tecnologici”, tutte attività che possono risultare complesse, se non addirittura critiche, se non si possiedono le competenze richieste.

La fase di analisi dei fabbisogni e di valutazione dei criteri di gara ha visto il coinvolgimento, oltre che di Lombardia Informatica per la parte tecnica, anche di ANCI Lombardia, supportata da Comuni aderenti alla community ReteComuni, nell’ambito del Protocollo di collaborazione “Comuni Digitali”.

Un modello di riferimento per tutti

Gare aggregate per fabbisogno largamente condiviso, accessibili da ciascun destinatario tramite Convenzione, costituiscono da tempo un modello di approvvigionamento per la pubblica amministrazione. Nel settore informatico tale procedura è applicata soprattutto alle forniture, molto meno ai servizi, fatto salvo quelli di trasmissione dati.
Entrando quindi nel merito della scelta di fare una gara su scala regionale, prima ancora che nei contenuti della stessa, emergono alcuni aspetti significativi e, per certi versi, fortemente innovativi. Sintetizzando schematicamente, con questa procedura si definiscono:

- i contenuti di base (compresi nel servizio erogato a tutti) e quelli opzionali (disponibili, ma attivabili su richiesta dal singolo ente);

- le modalità organizzative per l’avviamento, l’erogazione, la gestione e la conclusione del servizio;

- il livello di qualità minima (e indispensabile) per il servizio da erogare, misurabile attraverso indicatori di Livelli di Servizio Accettati (SLA);

- i requisiti tecnici, le certificazioni richieste, le competenze e le risorse professionali che sottendono al servizio da erogare;

- i termini normativi e regolamentari, oltre che gli standard adottabili, che devono essere rispettati;

- i termini contrattuali che garantiscono un corretto rapporto fra amministrazione e fornitore.

Indipendentemente dal suo esito, questa gara di fatto ha un effetto di sistema delineando un modello e individuando dei requisiti, nel senso più ampio del termine, cui far riferimento e a cui attingere anche in altre analoghe iniziative.

Il servizio di conservazione a norma dei documenti informatici

Entrando nel merito dei contenuti del servizio oggetto della gara, le prestazioni richieste sono articolate su due livelli: un livello di servizio di base attivato per tutti e un livello di servizi opzionali, disponibili per tutti, ma attivabili su richiesta dal singolo ente.
Il pacchetto di servizi denominato “conservazione base” che comprende, oltre alla conservazione a lungo termine dei documenti, anche i servizi di integrazione per il trasferimento dei pacchetti dal sistema documentale dell’ente a quello di conservazione e tutti i servizi di manutenzione (correttiva ed evolutiva) e di assistenza (primo e secondo livello). Inoltre sono compresi i servizi di rendicontazione e monitoraggio per la gestione amministrativa e il controllo della fornitura.
Sono inoltre individuate le tipologie documentali oggetto del servizio di base. Pragmaticamente sono state incluse quelle tipologie che rispondono alle necessità più urgenti e già attive presso tutti gli enti: registro di protocollo, posta elettronica certificata, fatture elettroniche, mandati e reversali, documenti delle gare elettroniche, documenti interni.
In aggiunta, una serie di “servizi opzionali su richiesta” che consentirà a ciascun ente che ne abbia necessità di personalizzare e incrementare il servizio di base. Per esempio si potranno aggiungere tipologie documentali non previste nel servizio base, recuperare documenti di periodi pregressi rispetto alla data di adesione al servizio, migrare archivi di conservazione attualmente gestiti presso altri fornitori, richiedere servizi di consulenza, ecc.
Parte di queste opzioni è la possibilità di attivare un gateway hardware/software per interfacciare il sistema documentale dell’ente con quello di conservazione secondo standard definiti. Ciò permette, per esempio, di facilitare l’avvio e la gestione nel tempo del processo considerando che molti enti condividono i medesimi prodotti software. Tale soluzione risulta utile anche nel momento in cui un’amministrazione intenda cambiare fornitore del servizio di conservazione, potendo mantenere inalterate le modalità operative e i flussi di invio del proprio sistema.
Proprio quest’ultimo punto sottolinea una criticità ampiamente riscontrata nelle realtà locali, soprattutto le più piccole; quello di dipendere completamente dalle scelte tecnologiche del fornitore. Problema che si concretizza negativamente nel momento in cui si chiedono di attivare nuove funzionalità oppure si decide di cambiare sistema e fornitore per insoddisfazione o per scadenza del contratto.

Tempi e modalità di svolgimento della procedura e di accesso al servizio da parte degli EE.LL.

Come indicato nel bando, la presentazione delle offerte dovrà avvenire entro il 24 maggio 2016, ed è già previsto che l’avvio della procedura per l’aggiudicazione inizi dal giorno seguente. Volontà di Regione è far in modo che vengano espletate tutte le procedure al fine di permettere l’avvio effettivo del servizio entro fine ottobre, inizio novembre di quest’anno.
A conclusione della procedura di aggiudicazione, verrà stipulata una Convenzione con cui l’aggiudicatario medesimo si obbliga ad accettare gli ordinativi di fornitura emessi dagli Enti Locali della Regione Lombardia, per un importo massimo contrattuale di 8.738.191,62 euro.
A questo punto, ciascun Ente avrà facoltà di aderire al servizio fino al 31 dicembre 2020, data di scadenza prevista dal disciplinare. Il servizio di conservazione avrà durata contrattuale di 72 mesi dalla data di adesione.

Un sostegno economico di Regione Lombardia per gli Enti Locali fino a 15.000 abitanti

Nella seduta del 14/03/2016, la Giunta regionale ha deliberato, in attuazione dell’Agenda Digitale Lombarda 2014-2018, un impegno finanziario per i prossimi tre anni è di 1.46 milioni di euro quale contributo agli Enti Locali per l'attivazione del processo di conservazione dei documenti amministrativi secondo le regole tecniche definite a livello nazionale dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
Come previsto dalla Deliberazione n° X/4915, il contributo è destinato agli Enti Locali con popolazione fino a 15.000 abitanti, prevedendo importi per fasce differenziate per numero di abitanti o nel caso di Unioni di Comuni e Comunità Montane. Il contributo potrà essere richiesto dagli Enti che avranno aderito alla Convenzione e sarà crescente nel tempo rispetto agli impegni del primo anno, dovendosi aggiungere ai costi di conservazione dei nuovi documenti prodotti annualmente anche i costi di archiviazione del pregresso.
Un’azione di sostegno, quella intrapresa da Regione Lombardia, che risponde al fabbisogno e alle difficoltà economiche che vivono le realtà locali e che aiuterà l’intero sistema lombardo a crescere, adeguandosi sempre più alle nuove esigenze dell’Amministrazione Digitale.

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