All’alba del nuovo millennio Bill Gates affermò che stava iniziando il decennio digitale. Abbiamo ormai superato di un lustro la scadenza, 2010, e in effetti di strada sulla digitalizzazione ne è stata fatta molta. Ma non tutti, forse, se ne sono accorti. O, almeno, ne hanno preso coscienza solo per quella parte che potremmo definire ludica. Ne sono un esempio gli smartphone e il loro utilizzo per navigare nei social network o postare in ogni dove i selfie. Nel frattempo però, riceviamo montagne di carta di pubblicità e in molti uffici affoghiamo nei documenti. Parlando con Lorenzo Todeschini, brand manager di PFU Fujitsu, scopriamo che la carta occupa il 13,5% dello spazio degli uffici (fonte: Aiim, Association for information and image management). La gestione elettronica dei documenti consente in 5 anni di dimezzare lo spazio necessario per conservare la carta, con un risparmio medio dei cosati d’ufficio del 7% (fonte: Aiim). Considerato che dal 2010 il costo medio dello spazio per uffici è aumentato nel mondo di circa il 13% (fonte: Cushman e Wakefield, società immobiliare) il risparmio è certo interessante. “Senza contare poi le implicazioni ambientali” aggiunge Todeschini. “Risparmiare carta sappiamo bene significa meno alberi abbattuti con tutto quel che ne segue. Inoltre, documenti digitalizzati significa anche risparmio sui costi di affrancatura e trasporto e gestione della documentazione”. Ora, è indubbio che molte amministrazioni si siano avviate sulla strada del digitale e in numerosi Comuni si possono ottenere documenti online, ma parallelamente sono altrettanto numerosi i casi in cui si chiede al cittadino di esibire una più o meno corposa documentazione cartacea, che va acquisita, protocollata, conservata, senza contare poi il pregresso. La soluzione più immediata è la scansione di questi documenti: “ma attenzione” ci ammonisce Todeschini, “la scansione va effettuata con strumenti professionali, soprattutto se diretta ad acquisire documenti amministrativi”. E qui entra in gioco la differenza tra scanner professionali, per applicazioni B2B, e scanner multifunzioni. I primi garantiscono una maggiore qualità dei documenti acquisiti. “I nostri scanner” prosegue Todeschini, “salvaguardano il documento, cioè ne garantiscono la sicurezza dei dati e la conformità alle normative vigenti, prime fra tutte le indicazioni dell’Agenda digitale. Inoltre, producono un documento digitale che, senza perdere in qualità, ha peso e dimensioni compatte. Questo significa più facilità di trasmissione, in termini di tempo soprattutto, e minor spazio di archiviazione. Il tutto si traduce in ulteriori risparmi. Pensiamo per esempio al caso in cui ci affidiamo a un sistema di archiviazione esterno, per cui abbiamo un costo per un certo numero di byte che occupiamo. Con dimensioni più compatte potremo archiviare più documenti”. Inoltre, aggiungiamo, oggi è sempre più richiesto lo scambio di informazioni fra le diverse amministrazioni e le dimensioni di un documento possono avere un ruolo fondamentale. In altri termini, per esempio, si possono avere tempi di risposta più rapidi per i cittadini o per le amministrazioni che richiedo questo o quel documento. Possono sembrare affermazioni scontate. Chi non conosce gli scanner e non ne ha mai fatto uso almeno una volta? Ma in questo caso stiamo parlando di archiviazione, trasmissione, consultazione, condivisione. In altri termini, stiamo parlando di trasformare un ingombrante archivio cartaceo in un sistema di facile accesso. Su questi temi PFU Fujitsu ne sa certamente tanto. Lo scanner è il suo prodotto, declinato in diverse tipologie e con diversi costi, ed è leader del mercato. Oltre il 50% degli scanner nel mondo è Fujitsu. Persino dentro ai macchinari utilizzati in questura per l’emissione dei passaporti si trova questo scanner nipponico. L’azienda monoprodotto vanta una continua crescita dal 2000 al 2014 e conta nel 2015 di superare il milione di scanner venduti nel mondo. Molto si potrebbe dire sui diversi prodotti a catalogo, dal modello che consente la scansione senza contatto fisico con il documento (utilizzato soprattutto per la scansione di rilegati come avviene nella biblioteca della Corte di Cassazione), ai modelli in grado di fare la scansione contemporanea di documenti diversi (carta di identità, codice fiscale, tessera sanitaria, dichiarazione fiscale ecc.) e di inviarli, se collegati in rete, ad altrettanti uffici. Per conoscere le numerose potenzialità di questi prodotti, nonché le soluzioni offerte da PFU, l’azienda ha strutturato una knowledge suite. In questa sala, attrezzata con tutti gli strumenti necessari, l’azienda incontra i distributori, i rivenditori e i partner (per esempio le software house) non solo per promuovere prodotti e servizi, ma anche per informare sulle diverse applicazioni e utilizzi degli scanner. Qui i rivenditori possono anche invitare gli utenti finali che possono provare gli scanner utilizzando i propri documenti. “Non solo”, aggiunge Todeschini. “Grazie al nostro servizio interno Possiamo inviare le macchine gratuitamente al cliente, per un periodo concordato, affinché possa provare sul campo il prodotto”. Un ulteriore aspetto che al nostro interlocutore interessa ricordare è lo smaltimento rifiuti. “Le nostre macchine rispettano l’ambiente non solo perché fanno risparmiare carta, ma anche perché tutta la componentistica smontata viene smaltita secondo i criteri fissati dal consorzio Ecorit (ndr: sistema collettivo integrato per la raccolta e il trattamento dei rifiuti elettronici ed elettrici) cui aderiamo, nel pieno rispetto delle norme in materia. Un vantaggio in più per chi deve acquistare un nostro scanner, soprattutto se si tratta di una pubblica amministrazione”. Nonostante le potenzialità di questi scanner, siamo di fronte a strumenti assai semplici da utilizzare, che consentono numerose applicazioni (“per esempio” ci racconta Todeschini, “un utente Comune ha utilizzato il nostro scanner SV600 per scansionare i registri delle delibere ”). I documenti cartacei hanno, dunque, i giorni contati?
di Davide Pasquini